Organizzare le pratiche di lavoro è un’attività fondamentale per qualsiasi realtà professionale: aziende, cooperative, studi tecnici, enti pubblici e associazioni. Una gestione ordinata e ben strutturata consente di aumentare la produttività, ridurre gli errori e trovare rapidamente le informazioni quando servono.
Grazie alla digitalizzazione, oggi è possibile fare tutto questo in modo ancora più veloce e accessibile, utilizzando un database online. In questo articolo ti mostro come farlo in pochi passaggi con Basebear.com, un servizio semplice e flessibile per creare e gestire database online, senza scrivere codice.
Perché digitalizzare le pratiche?
Archiviare le pratiche in formato cartaceo o in file sparsi su vari computer è rischioso e dispendioso. I database online, invece, permettono di:
- Cercare rapidamente una pratica per nome, data, responsabile, ecc.
- Accedere ai dati ovunque ti trovi, da qualsiasi dispositivo
- Condividere le informazioni in modo controllato e sicuro
- Evitare duplicazioni o perdite di documenti
- Tenere traccia di modifiche e aggiornamenti
Basebear è lo strumento ideale per fare tutto questo con facilità.
Cos’è Basebear e come funziona?
Basebear è una piattaforma online che ti consente di creare un database personalizzato direttamente dal browser, senza bisogno di installare software o avere competenze tecniche.
Puoi creare tabelle, personalizzare le colonne, importare dati da Excel, condividere il database con collaboratori selezionati e molto altro. Tutto è pensato per semplificare la gestione del tuo lavoro.
Come organizzare le pratiche con Basebear
Ogni realtà ha il proprio metodo di archiviazione e gestione. Proprio per questo Basebear ti lascia libertà totale nella struttura del database. Ecco due modi efficaci per organizzare le pratiche:
1. Una tabella per ogni persona o categoria
Puoi creare un database con una tabella per ciascun dipendente (es. “Pratiche di Luca”, “Pratiche di Maria”) oppure una tabella per ogni tipo di pratica (es. “Richieste amministrative”, “Contratti”, “Documentazione tecnica”).
Questo ti permette di mantenere separati i dati, rendendo più semplice l’accesso e la consultazione.
2. Una tabella unica con viste filtrate
Un’altra soluzione molto efficiente è creare una singola tabella centrale, chiamata ad esempio “Pratiche”, e poi usare le tabelle filtrate di Basebear per creare viste personalizzate.
Ad esempio, puoi avere:
- una vista per ogni dipendente (che mostra solo le sue pratiche)
- una vista per stato della pratica (aperte, in lavorazione, chiuse)
- una vista per reparto o categoria
Questa soluzione consente una gestione più centralizzata e modulare, senza rinunciare alla semplicità.
Le tabelle filtrate sono facili da creare e non richiedono competenze tecniche. Sul sito di Basebear trovi una guida completa per configurarle passo dopo passo.
Condivisione sicura e permessi personalizzati
Uno dei vantaggi principali di Basebear è la gestione avanzata degli accessi. Puoi decidere chi può accedere al database, quali tabelle può vedere e persino quali colonne può modificare o visualizzare.
Ogni utente accede con le proprie credenziali e vede solo ciò che gli è stato autorizzato. Questo è particolarmente utile in ambienti dove la riservatezza e la protezione dei dati sono prioritarie.
Inizia ora, gratuitamente
Organizzare le pratiche con Basebear è semplice, veloce e gratuito. Ti basta:
- Registrarti su Basebear
- Creare un nuovo database e nominarlo come preferisci
- Aggiungere le tabelle per le pratiche
- Inserire o importare i tuoi dati
- Condividere il database con colleghi e collaboratori
Puoi iniziare subito a costruire il tuo sistema di gestione pratiche, senza limiti e senza complicazioni.