Lavori con Excel e non sai come condividerlo sul web? Allora questo post può esserti utile.
Excel è un ottimo strumento di lavoro perchè ti permette di creare base dati strutturate molto rapidamente ma quando si tratta poi di lavorare su quei dati con altre persone risulta essere scomodo. La soluzione quindi è quella di usare un software di database online dove caricare i dati di Excel e condividerli online con il tuo gruppo di lavoro.
BaseBear è un software di database online facile da usare che si integra perfettamente con Excel. Puoi caricare un file Excel e creare automaticamente una tabella online, aggiungere i dati ad una tabella online esistente oppure modficarne i dati.
Creare una tabella online usando un file Excel
1) La prima cosa da fare è registrarsi al sito BaseBear.
2) Create il vostro primo database. Il nome spesso corrisponde al nome di un eventuale progetto oppure al nome della vostra azienda.
3) Preparate il file Excel. BaseBear caricherà i dati che trova nel primo foglio di lavoro. I dati devono essere strutturati in modo tabellare come nella seguente figura.
4) Adesso dovete importare il file Excel e BaseBear creerà automaticamente la tabella online. Le colonne create saranno tipizzate in base ai valori delle colonne nel file Excel. Così ad esempio se avete una colonna con valori numerici sarà creata una colonna Numerica.
5) Per finire condividete il database entrando nella pagina condivisione. Aggiungete gli utenti inserendo la loro email e impostate i giusti permessi di accesso al database. All'occorrenza potete anche definire un accesso più selettivo usando i permessi personalizzati.
Se avete molti utenti può essere comodo usare i gruppi per impostare i permessi personalizzati una sola volta.
Aggiungere i dati di un file Excel ai dati di una tabella online
La procedura è la stessa di quella descritta precedentemente l'unica opzione in più da dover scegliere è la tabella di destinazione.
Il foglio di calcolo non deve avere colonne diverse da quelle presenti nella tabella di destinazione e anche i valori dovranno essere dello stesso tipo.
Usare un file Excel per modificare i dati di una tabella online
Anche in questo caso seguite la precedente procedura. Il file Excel non deve avere colonne diverse da quelle presenti nella tabella, potete anche avere meno colonne, anzi è anche meglio perchè velocizza l'esecuzione, la cosa importante è avere le colonne che devono essere modificate e una particolare colonna ID.
La colonna ID serve per identificare le righe(record) in modo univoco. BaseBear vi permette di aggiungere una colonna ID che genera automaticamente un valore numerico progressivo ad ogni nuovo record.
Selezionate poi la tabella di destinazione e caricate il file.
Note sul file Excel
Se dovete eliminare delle colonne in Excel fatelo usando il comando specifico di Excel: tasto destro elimina, altrimenti potreste avere problemi nel caricare il file.
A volte capita di avere un file Excel creato da programmi diversi da Microsoft Excel, in questo caso, se avete problemi nel caricare il file, copiate e incollate il contenuto del file in un nuovo file Excel creato da voi.