Se utilizzi frequentemente Excel per gestire dati, ma ti trovi in difficoltà nel condividerli o collaborare con altri online, questa guida può fare al caso tuo.
Excel è uno strumento eccellente per organizzare e analizzare informazioni, ma quando si tratta di lavorare in team, gestire versioni e accessi, può diventare poco pratico. La soluzione ideale è convertire i tuoi file Excel in un database online che sia facilmente accessibile e condivisibile con altri. Uno degli strumenti più intuitivi e immediati per farlo è Basebear.
Cos’è Basebear?
Basebear è una piattaforma di database online pensata per utenti non tecnici. Ti consente di:
- Creare tabelle a partire da file Excel
- Gestire dati in modo strutturato e sicuro
- Condividere e collaborare facilmente con il tuo team
- Automatizzare processi e aggiornamenti
Come creare un database online da un file Excel
1. Registrati su Basebear
Vai su basebear.com/it e crea un account gratuito. Bastano pochi minuti.
2. Crea il tuo primo database
Dai un nome al tuo database, ad esempio il nome del tuo progetto o della tua azienda. All’interno di questo database potrai poi creare diverse tabelle per organizzare i dati.
3. Prepara il tuo file Excel
Basebear importa i dati presenti nel primo foglio del file Excel. Assicurati che:
- I dati siano in formato tabellare (una riga per ogni record, una colonna per ogni campo)
- La prima riga contenga i nomi delle colonne
- Non ci siano celle unite
Esempio: un file Excel per la gestione dei contatti potrebbe avere colonne come Nome, Cognome, Email, Telefono.
4. Importa il file Excel
Carica il file Excel su Basebear. La piattaforma analizzerà automaticamente i dati e creerà una tabella online, riconoscendo il tipo di ogni colonna (numeri, testi, date, ecc.).
5. Condividi il database
Vai nella sezione "Condivisione", inserisci le email dei tuoi collaboratori e assegna i relativi permessi. Puoi:
- Dare accesso in sola lettura o in modifica
- Usare gruppi per gestire i permessi di più utenti in modo centralizzato
- Impostare permessi personalizzati per una gestione avanzata
Altri modi di usare Excel con Basebear
Aggiungere nuovi dati a una tabella esistente
Hai già una tabella su Basebear e vuoi caricare altri dati da Excel?
- Prepara il file Excel con le stesse colonne della tabella esistente
- Scegli come destinazione la tabella già creata
- Basebear aggiungerà i nuovi record mantenendo la struttura originale
Le colonne devono avere gli stessi nomi e tipi di dati.
Modificare dati esistenti con un file Excel
Vuoi aggiornare record già presenti nella tabella?
- Il file Excel deve contenere almeno due cose:
- Una colonna ID (chiave univoca per ogni record)
- Le colonne che vuoi modificare
- Basebear confronterà l'ID e aggiornerà i campi specificati
Tip: puoi generare automaticamente la colonna ID su Basebear quando crei la tabella.
Note importanti sul file Excel
- Se vuoi eliminare colonne dal file, usa il comando "Elimina" di Excel (tasto destro > Elimina), evitando di lasciarle vuote
- Se il file è stato creato con software alternativi a Excel (es. LibreOffice), potresti avere problemi. In tal caso:
- Apri il file con Microsoft Excel
- Copia e incolla i dati in un nuovo file Excel
- Salva e carica il nuovo file su Basebear
Esempi di utilizzo
Esempio 1: CRM aziendale
Importa un file Excel con i dati dei clienti (nome, email, azienda, settore) e condividi la tabella con il team vendite. Ogni venditore potrà aggiornare i propri contatti direttamente online.
Esempio 2: Gestione inventario
Hai un file Excel con il tuo inventario? Caricalo su Basebear e usalo per tenere traccia delle giacenze. Puoi anche impostare filtri e visualizzazioni personalizzate per categorie di prodotto.
Esempio 3: Iscrizioni a un evento
Importa i dati dei partecipanti da Excel, aggiungi un campo “Stato iscrizione” e tieni tutto aggiornato in tempo reale con il tuo team.
Conclusione
Trasformare un file Excel in un database online con Basebear è semplice, veloce e ti permette di migliorare la collaborazione con il tuo team. Se lavori con dati e cerchi un modo pratico per condividerli online, Basebear è uno strumento da provare.
Hai già un file Excel che vuoi trasformare in database? Posso aiutarti a configurarlo al meglio.