Uno software online per la gestione dei progetti è utile e necessario quando si ha l'esigenza di organizzare, centralizzare e condividere dati e file di uno o più progetti. La scelta di utilizzare un software online è indispensabile se si vuole accedere alle informazioni da ogni postazione e senza limitazioni. Sarà quindi possibile lavorare dall'ufficio, da casa e da qualsiasi altro posto in cui sia presente un computer ed una connessione ad internet.
Un ulteriore considerazione da fare e la condivisione delle informazioni di un progetto con le persone che ne partecipano. Tutto questo proprio grazie alla piattaforma online.
Gli elementi principali che caratterizzano un software per la gestione dei progetti sono:
- Milestone
- Attività
- Eventi
- Documenti
- Persone
In questo post andremo a vedere come gestire i progetti con il software per la creazione di database online BaseBear.
Per suddividere meglio le informazioni suggerisco di creare un database per ogni progetto. Successivamente creo le tabelle in base allo schema riportato sopra.
Le Milestone sono delle macro attività e possono essere considerate come dei contenitori di un insieme di attività che vengono quindi organizzate e categorizzate.
- Nome
- Data inizio
- Data fine
Le Attività sono la singola prestazione lavorativa in cui è scomposta una Milestone. Le attività devono essere assegnate ad una persona, in questo modo si rende visibile a tutti i partecipanti il ruolo e il lavoro che ognuno svolge.
- Nome
- Milestone
- Assegnata a
- Data fine
- Completata
- Note
Gli Eventi servono per condividere con le persone del progetto le ricorrenze di eventi del progetto. E' possibile anche collegare la tabella Eventi al calendario per avere una visione temporale delle informazioni.
- Nome
- Descrizione
- Data inizio
- Data fine
La tabella Documenti può contenere ogni tipo di file del progetto. In un area centralizzata come un servizio web risulta comodo avere i documenti in un unico punto per condividerli con le altre persone del progetto.
- File
- Note
Persone elenca i partecipanti al progetto da usare per le assegnazioni delle attività e per condividere le informazioni di contatto.
- Nome completo
- Indirizzo
- Telefono
- Cellulare
Come mia abitudine preferisco sempre ottimizzare le soluzioni e non aggiungere troppe informazione che spesso risultano essere non necessarie. Potete comunque aggiungere altre colonne e modificare la struttura del database per adattarlo alle vostre necessità.
In BaseBear è presente un modello già pronto di database per la gestione di un progetto. Potete quindi copiare dal modello e cominciare subito a lavorare.