Gestire un condominio, soprattutto se di grandi dimensioni, è un compito complesso che richiede organizzazione, precisione e una comunicazione costante tra amministratore e condomini. Documenti da archiviare, scadenze da rispettare, richieste da evadere: senza gli strumenti giusti, l'amministrazione condominiale può diventare rapidamente caotica.
Proprio per semplificare e ottimizzare queste attività, Basebear.com offre una piattaforma di database online altamente personalizzabile, che consente di creare un’area riservata con accesso autenticato, perfetta per la gestione centralizzata di tutte le informazioni condominiali.
Tutti i dati sempre disponibili e accessibili da ogni dispositivo
Con Basebear puoi creare un database direttamente online, senza installazioni o competenze tecniche, e modellarlo secondo le tue reali esigenze. È la soluzione ideale per gli amministratori di condominio che desiderano avere tutto sotto controllo in un’unica piattaforma.
Ecco cosa puoi gestire in modo semplice e ordinato:
- Regolamento condominiale sempre aggiornato e disponibile
- Verbali delle assemblee con accesso storico e possibilità di consultazione in qualsiasi momento
- Tabelle millesimali ben organizzate
- Contatti dei fornitori e imprese di manutenzione
- Registro delle spese condominiali con tracciamento delle uscite e ripartizione dei costi
- Documentazione contabile e legale (bilanci, assicurazioni, contratti, ecc.)
- Scadenze e promemoria per manutenzioni, riunioni o pagamenti
- Comunicazioni e avvisi ai condomini in tempo reale
Esempi pratici di utilizzo
- Condivisione dei verbali
Dopo ogni assemblea, l’amministratore carica il verbale nel database. I condomini ricevono automaticamente una notifica via email e possono accedere al documento direttamente dalla loro area personale. Questo elimina la necessità di invii manuali e garantisce che tutti siano aggiornati. - Riepilogo spese trasparente
Ogni mese, il registro delle spese viene aggiornato con una tabella chiara e ordinata. I condomini possono vedere il dettaglio delle uscite, la quota a loro carico e lo stato dei pagamenti. È anche possibile allegare le fatture dei fornitori, così da avere sempre tutto documentato. - Gestione guasti e interventi
In caso di guasti (es. ascensore, luci scale, citofono), l’amministratore può inserire una segnalazione nel database con la data prevista dell’intervento e il nome della ditta incaricata. I condomini visualizzano in tempo reale lo stato della richiesta, riducendo chiamate e solleciti. - Gestione documentazione per nuovi condomini
Quando un nuovo proprietario entra nel condominio, è sufficiente creare un nuovo utente e abilitargli l’accesso ai documenti essenziali: regolamento, tabelle millesimali, documentazione storica. Nessun rischio di dimenticanze o errori nella trasmissione delle informazioni. - Registro lavori straordinari
Per ogni intervento straordinario (rifacimento facciata, sostituzione caldaia, installazione colonnine per auto elettriche), è possibile creare una sezione dedicata nel database con tutte le fasi del progetto: preventivi, approvazioni assembleari, cronoprogramma lavori, spese sostenute. Tutto rimane consultabile anche negli anni successivi. - Gestione sinistri assicurativi
Se si verifica un danno coperto da assicurazione, è possibile caricare la denuncia, la corrispondenza con la compagnia e l'esito della pratica. I condomini coinvolti vengono aggiornati in tempo reale senza dover contattare direttamente l'amministratore. - Storico delle comunicazioni
Tutti gli avvisi, circolari e comunicazioni inviate ai condomini possono essere archiviati nel database. Questo consente di recuperare in qualsiasi momento il contenuto e la data di invio, utile in caso di contestazioni o per garantire la tracciabilità.
Accessi personalizzati e massima sicurezza
Ogni condomino può accedere solo alle informazioni di sua competenza, grazie a un sistema di permessi configurabili che garantisce privacy e sicurezza. Ad esempio, è possibile impedire modifiche non autorizzate o limitare la visualizzazione a determinati campi o tabelle.
Questo significa meno telefonate, meno email, meno confusione – e più trasparenza per tutti.
Perché scegliere Basebear per la gestione condominiale?
- Facile da usare anche senza competenze tecniche
- 100% online: accesso da PC, tablet o smartphone
- Sicuro e affidabile, con backup automatici e gestione crittografata dei dati
- Condivisione protetta con amministratori, collaboratori e condomini
- Assistenza e supporto sempre disponibili
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