Devi organizzare la Nota Spese dei tuoi dipendenti? Fallo con BaseBear.com.
Con BaseBear puoi creare database online e applicazioni personalizzate tra cui anche la Nota Spese. Usando BaseBear hai il vantaggio di usare la Note spese direttamente online, non devi installare software, questo ti permette di condividerle con i tuoi collaborati che potranno accedere da web per registrare le loro spese. L'uso di BaseBear risulterà per te e per i tuoi collaboratori facilissimo. BaseBear ha già un modello pronto per creare la tua Note spese. Ecco quello che devi fare:
- Registrati a BaseBear
- Clicca su Crea nuovo Database
- Inserisci il nome del Database e scegli di copiare dal modello Nota spese
- Fatto! Adesso clicca su "Vai ai dati" per usare il database
Il modello è strutturate per registrare le seguenti informazioni: lo scopo (ad esempio il nome del progetto), la data della spesa, la categoria, l'importo, un documento (ad esempio la fattura) ed eventuali note da segnalare. Il nome di chi ha inserito la nota sarà registrato automaticamente.
Condivisione
Il database è pronto per essere condiviso con i vostri dipendenti e collaboratori. Nella pagina Condivisione del database potete facilmente aggiungere l'email degli utenti, il sistema invierà, agli utenti, un invito a mezzo email per poter accedere al database Note spese. Ogni collaboratore quindi ha avrà un suo accesso personalizzato con email e password e avrà pieno controllo sulla gestione delle sue note. Voi, che siete l'amministratore del sistema, avrete invece una visualizzazione di insieme di tutte le note di spesa.
Dopo aver aggiunto gli utenti dovete lavorare sui permessi. Nel nostro caso ogni utente avrà accesso solo ai dati che inserisce, dovete quindi impostare per ogni utente i permessi personalizzati e spuntare l'opzione "Vede solo i record che inserisce".
Se avete molti utenti potete usare i Gruppi, in questo modo impostate i permessi una sola volta. Associate poi l'utente al gruppo.
I Dati
Le Note spesa saranno quindi inserite direttamente dai vostri dipendenti via web. Voi, che siete l'amministratore, vedrete tutti i dati inseriti con il riferimento di chi ha inserito la nota di spesa e quando. Con il motore di ricerca integrato potete filtrare i dati per utente, per data e per ogni colonna disponibile. potete quindi creare un report filtrando i dati per utente e per un intervallo di date, oppure per utente e per scopo.
I dati sono sempre disponibili e all'occorrenza esportabili in formato Excel. Potete quindi fare un backup delle Note inserite o usarlo su Excel per ulteriori elaborazioni.
Personalizzazione
Il database presentato è un modello già pronto che trovate su BaseBear, ma potete naturalmente modificarlo aggiungendo colonne o tabelle. La forza di BaseBear sta proprio nella possibilità di adattarlo alle vostre esigenze di business. Ad esempio potete aggiungere una tabella che contiene documenti da condividere con i vostri dipendenti, potete centralizzate e condividere sul web ogni tipo di informazione.
Supporto
BaseBear e facile da usare ma se avete dubbi o chiarimenti potete contattare il Team di supporto BaseBear, sempre pronto a darvi un'assistenza veloce e gratuita.