Gestire un'associazione comporta molte responsabilità: registrare i soci, tenere traccia dei pagamenti, monitorare le scadenze, organizzare eventi e comunicare con i membri. Farlo con fogli Excel, email e documenti sparsi può diventare rapidamente caotico e fonte di errori.
Con Basebear, puoi creare un database online su misura per la tua associazione, semplice da usare, accessibile ovunque e completamente personalizzabile. In questa guida vediamo come fare passo dopo passo, anche con un esempio pratico.
Perché passare a un database online per la tua associazione
Digitalizzare la gestione associativa offre numerosi vantaggi:
- Accesso ovunque: consulta e modifica i dati da PC, tablet o smartphone.
- Collaborazione sicura: condividi il database con colleghi e volontari, assegnando ruoli e permessi diversi.
- Struttura personalizzabile: crea un sistema adatto alle specifiche esigenze della tua realtà.
- Backup e sicurezza: nessun rischio di perdita dati, tutto è salvato nel cloud.
- Ricerca e organizzazione avanzata: trova in pochi secondi ogni informazione.
Cosa puoi fare con Basebear
Basebear è un servizio SaaS che ti permette di creare database online privati in modo semplice, senza scrivere codice. È ideale per associazioni che vogliono strutturare e centralizzare i loro dati, e avere un sistema su misura, senza dover usare software complicati o dispendiosi.
Con Basebear puoi:
- Creare tabelle con campi personalizzati (es. nome, contatti, quota, ruolo, certificati, ecc.)
- Importare dati da Excel e trasformarli in un database operativo
- Gestire e aggiornare le informazioni in tempo reale
- Filtrare e visualizzare i dati secondo le tue esigenze
- Esportare i dati in Excel
- Condividere l’accesso con chi collabora alla gestione dell’associazione
Come creare il tuo database in 5 semplici passi
- Registrati gratuitamente su Basebear.com
Bastano email e password, non è richiesta carta di credito. - Scegli il modello "Gestione Soci"
Troverai già una struttura pronta con i campi più comuni, che puoi modificare come preferisci. - Personalizza le tabelle
Aggiungi i campi che ti servono (ad esempio: tipo di tessera, data certificato medico, attività preferite), oppure rimuovi quelli inutili. - Importa i tuoi dati da Excel
Se hai già un foglio con l’elenco dei soci, lo puoi caricare direttamente e trasformarlo in un database ordinato. - Collabora con il tuo team
Condividi il database con altri membri del consiglio direttivo, gestori o segretari, definendo cosa possono vedere o modificare.
Esempio pratico: Associazione sportiva dilettantistica
Immagina di essere il presidente di una associazione sportiva con circa 150 iscritti tra adulti e bambini. Ogni socio ha una tessera annuale, deve consegnare un certificato medico e partecipare a uno o più corsi settimanali.
Con Basebear puoi creare un database così strutturato:
- Tabella: Soci
- Nome e cognome
- Data di nascita
- Numero tessera
- Data iscrizione
- Scadenza iscrizione
- Telefono e email
- Nome genitore (per i minorenni)
- Certificato medico consegnato (Sì/No)
- Corso frequentato
- Quota versata
- Note aggiuntive
Come lo utilizzi nella pratica:
- Filtri i soci con iscrizione in scadenza per organizzare i rinnovi.
- Controlli chi non ha ancora consegnato il certificato medico.
- Stampi un elenco dei soci per ogni corso.
- Esporti un foglio Excel con i dati per la segreteria.
- Visualizzi lo storico delle iscrizioni anno per anno.
Il tutto avviene in un'interfaccia ordinata, sicura e condivisibile con chi collabora nella gestione dell’associazione.
A chi si rivolge Basebear?
Basebear è adatto a ogni tipo di organizzazione che ha bisogno di gestire persone, tesseramenti, documenti o attività. Ecco alcune delle realtà che già lo utilizzano:
- Associazioni culturali e ricreative
- Associazioni sportive
- Associazioni religiose o parrocchiali
- Organizzazioni di volontariato e Onlus
- ONG e associazioni di promozione sociale
- Cooperative sociali
- Ordini e albi professionali
- Palestre, scuole di danza, accademie musicali
- Organizzatori di eventi e rassegne
Funzionalità extra che fanno la differenza
- Campi personalizzabili: scegli tu quali informazioni raccogliere
- Filtri e ordinamenti: per trovare velocemente ciò che ti serve
- Esportazione e stampa: ottieni PDF, CSV, Excel
- Storico modifiche: tieni traccia delle modifiche ai dati
- Accessi protetti: ogni collaboratore vede solo ciò che deve vedere
- Hosting sicuro: nessun rischio di perdita dati
Quanto costa Basebear?
Puoi iniziare gratuitamente con il piano base e poi decidere se passare a un piano avanzato in base al numero di tabelle, utenti o spazio necessario. I prezzi sono pensati per essere accessibili anche alle piccole associazioni.
Conclusione: digitalizza oggi la tua associazione
Creare un database online con Basebear è un primo passo semplice ma fondamentale per rendere la tua associazione più organizzata, efficiente e moderna.
Inizia ora su Basebear.com — è gratis e non serve installare nulla.
Hai bisogno di una mano per iniziare? Contattaci: ti aiuteremo volentieri a costruire il tuo primo database.