La gestione dell’inventario è una delle attività più importanti per qualsiasi organizzazione. Sapere esattamente quali beni si possiedono, dove si trovano, chi li utilizza e qual è il loro stato consente di risparmiare tempo, ridurre sprechi e prendere decisioni informate.
Se stai cercando un modo semplice, veloce e flessibile per creare un inventario online, Basebear è la soluzione ideale. Questa piattaforma ti permette di creare database personalizzati in modo intuitivo, anche senza alcuna esperienza di programmazione. Vediamo insieme come funziona e perché può fare la differenza per il tuo business.
Crea un inventario su misura con Basebear (senza programmare)
Con Basebear, la creazione di un database è guidata passo dopo passo. Puoi partire da un modello predefinito oppure creare il tuo sistema da zero. Il modello “Inventario dei beni” è uno dei più utilizzati ed è perfetto per:
- Aziende che devono tracciare attrezzature, hardware o strumenti
- Scuole e università che gestiscono dispositivi o materiali didattici
- Associazioni e ONG che monitorano le risorse distribuite
- Studi professionali che condividono beni comuni
Struttura di esempio per un inventario online
Il modello “Inventario dei beni” si basa su tre tabelle principali:
Tabella Beni
- Articolo (es. Laptop Dell XPS 15)
- Categoria (Elenco che prende i dati dalla tabella Categoria)
- Prezzo di acquisto
- Data di acquisto
- Ubicazione (es. Ufficio Roma, Sala Riunioni A)
- Stato (In uso, In manutenzione, Dismesso)
- Utilizzatore (collegamento alla tabella Utenti)
Tabella Utenti
- Nome completo
- Telefono
- Dipartimento o sede
Tabella Categorie
- Nome categoria
- Descrizione
- Codice categoria (opzionale)
Questa struttura è solo un punto di partenza. Puoi personalizzare ogni campo, aggiungere tabelle, filtrare i dati, creare viste diverse per ogni reparto e molto altro.
Personalizzazione: il vero punto di forza di Basebear
Ogni azienda ha le proprie esigenze. Con Basebear puoi modellare l'inventario online esattamente come ti serve, senza vincoli imposti da software rigidi. Alcuni esempi di personalizzazione:
- Aggiunta di allegati (es. fatture di acquisto, manuali, garanzie)
- Creazione di campi calcolati (es. Valore residuo = Prezzo – Ammortamento)
- Filtri per data di manutenzione programmata
- Report automatici con grafici sull’uso dei beni
- Cronologia delle modifiche
Casi d’uso settoriali
Azienda IT
Inventario dettagliato di computer, monitor, licenze software, con informazioni su scadenze e garanzie.
Istituto scolastico
Tracciabilità di LIM, tablet, stampanti, e assegnazione per classe o docente.
Clinica privata
Gestione di strumenti medicali con report di manutenzione e utilizzo.
Agenzia creativa
Gestione condivisa di fotocamere, luci, strumenti di post-produzione.
Case study: una PMI che ha digitalizzato il magazzino con Basebear
Un’azienda specializzata in servizi ambientali, gestiva l’inventario con fogli Excel difficili da aggiornare. Grazie a Basebear, ha creato un sistema online in meno di due giorni. Risultati ottenuti:
- -70% di errori di registrazione
- +50% di rapidità nei controlli interni
- Totale tracciabilità delle attrezzature sul campo
Il tutto con accesso personalizzato per ogni team operativo.
Condivisione sicura e gestione dei permessi
Con Basebear puoi decidere chi può vedere cosa. Puoi:
- Concedere accesso completo o in sola lettura
- Limitare la visualizzazione a specifici reparti
- Condividere link protetti con fornitori esterni
- Tracciare chi ha modificato ogni dato
Queste funzionalità rendono il tuo inventario sicuro e controllabile, anche in ambienti complessi.
Suggerimenti pratici per iniziare
- Mappa i tuoi beni: fai una lista iniziale dei beni da monitorare.
- Scegli le categorie: semplifica l’organizzazione con macro-categorie.
- Stabilisci i campi essenziali: inizia con pochi dati ma ben strutturati.
- Coinvolgi i team: assegna ruoli e responsabilità per l’aggiornamento dei dati.
- Verifica periodicamente: imposta controlli ciclici per mantenere l’inventario aggiornato.
Inizia oggi con Basebear
Un inventario online personalizzato è uno strumento strategico per risparmiare tempo, migliorare l’efficienza e prendere decisioni basate su dati reali. Con Basebear, puoi costruirlo in autonomia, senza codice, e modellarlo esattamente sulle tue esigenze operative.
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