Nel mio lavoro mi è capitato di dover organizzare ed informatizzare una segreteria. L'esigenza era quella di condividere e centralizzare le informazioni. Dopo una fase di analisi la soluzione proposta è stata quella di sviluppare uno sito web privato dove poter accedere alle informazioni necessarie con i dovuti permessi. Il tutto, naturalmente, doveva essere molto facile da usare. La soluzione comprendeva i seguenti strumenti:
- Una rubrica: per condividere indirizzi, fax, numeri di telefono, email ed altre informazioni di aziende, fornitori e collaboratori
- Un Archivio file categorizzato: per organizzare e centralizzare fatture, preventivi, ordini, pubblicazioni e documenti di progetti.
- Un calendario con appuntamenti ed eventi: per organizzare il tempo a disposizione.
- Un bookmark categorizzato: per condividere siti internet, articoli, pubblicazioni, interviste e tutte quelle risorse web utili all'azienda.
Sviluppare una soluzione web da zero di questo tipo richiede tempo e soprattutto costi non indifferenti. Ecco perchè è necessario utilizzare uno strumento rapido e flessibile come BaseBear. In pochi minuti puoi costruire un'applicazione web per una segreteria come descritto sopra oppure crearla copiando dal database modello "Agenda condivisa".
Normalmente per una soluzione come questa io preferisco non imporre permessi troppo restrittivi ai dati delle tabelle ma se volete potete definirli diversamente per limitare la modifica a determinate persone.