La gestione delle manutenzioni – sia programmate che straordinarie – è un'attività cruciale per chi opera nel settore industriale, edilizio, impiantistico e in molti altri ambiti tecnici. Che si tratti di un'azienda che gestisce impianti industriali, un'impresa edile o una società di facility management, mantenere un controllo preciso degli interventi di manutenzione è fondamentale per garantire efficienza, sicurezza e continuità operativa.
Quando il personale tecnico lavora spesso fuori sede, come accade nella maggior parte dei casi, è indispensabile un sistema centralizzato, accessibile da remoto, che permetta a tutti di lavorare in sinergia. È qui che entra in gioco Basebear, la piattaforma SAAS ideale per creare e gestire database online in modo semplice, flessibile e sicuro.
Perché usare Basebear per gestire le manutenzioni?
Con Basebear puoi costruire un database personalizzato in pochi minuti, senza bisogno di competenze tecniche. Puoi creare da zero la struttura più adatta alle tue esigenze o partire da un modello predefinito di “Manutenzioni”, già presente nella piattaforma, per poi adattarlo facilmente alla tua realtà.
Vediamo ora come strutturare un database per la manutenzione tecnica.
Esempio di struttura del database
Tabella: Clienti
- Nome completo
- Indirizzo
- Città
- Telefono
- Note
Tabella: Manutenzioni
- ID: identificativo univoco dell’intervento
- Cliente: collegamento al cliente
- Data: giorno dell’intervento
- Stato: Effettuata, Non effettuata, In corso, Sospesa
- Rapporto: file PDF o documento con il report tecnico
- Note: eventuali osservazioni operative
- Zona: localizzazione (es. Roma, Milano, Napoli, Cagliari, Palermo)
Come segmentare le informazioni per zona
Per permettere ai tecnici di visualizzare solo gli interventi nella loro area di competenza, è possibile creare tabelle filtrate per zona. Ad esempio, per il team che lavora su Milano, si imposta un filtro: Zona è uguale a Milano.
Successivamente, è sufficiente condividere il database con i singoli tecnici, inserendo il loro indirizzo email, e assegnare i permessi di accesso personalizzati:
- Visualizzazione e modifica solo delle tabelle relative alla loro zona
- Accesso completo o limitato alla tabella clienti
- Possibilità di modificare solo alcune colonne (es. aggiornare lo stato ma non il cliente)
Inoltre, puoi attivare la visualizzazione calendario per monitorare con chiarezza gli interventi passati e futuri.
Tipologie di aziende che possono beneficiare di questo sistema
- Aziende di manutenzione industriale: gestione impianti elettrici, meccanici, HVAC
- Imprese edili: gestione interventi di ristrutturazione e manutenzione post-vendita
- Facility management: controllo delle manutenzioni in edifici pubblici e privati
- Condomini e amministratori immobiliari: tracciamento delle manutenzioni degli edifici
- Società informatiche o telecomunicazioni: gestione on-site degli interventi tecnici
- Comuni o enti pubblici: gestione di parchi mezzi, impianti sportivi, scuole
Case Study
Problema: Una azienda con sede in Emilia-Romagna, gestiva manualmente la pianificazione degli interventi su oltre 300 impianti distribuiti in 5 province. I tecnici dovevano coordinarsi via telefono e inviare report cartacei.
Soluzione con Basebear: L’azienda ha creato un database online con tabelle per impianti, clienti e manutenzioni, impostando filtri per zona e accessi differenziati per ciascun tecnico. Il calendario ha permesso di sincronizzare gli interventi e monitorare le scadenze.
Risultato:
- Tempo medio di pianificazione ridotto del 40%
- Zero errori di sovrapposizione degli interventi
- Report tecnici allegati direttamente al database e accessibili in tempo reale
Conclusione
Gestire le manutenzioni con Basebear significa digitalizzare e semplificare i processi, garantendo una maggiore efficienza operativa e una migliore collaborazione tra tecnici, responsabili e clienti.
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