Manuale d'uso.

Introduzione ai database

Un database è semplicemente una collezione organizzata di informazioni. L'organizzazione di queste informazioni è resa possibile grazie alla suddivisione di tabelle collegate o meno tra loro. Immagina come esempio una rubrica telefonica rappresentata da una tabella con righe e colonne: Le colonne (dette anche campi) saranno quindi Nome, Cognome, Indirizzo e Telefono, mentre una riga (detta anche record) rappresenta le informazioni relative ad una persona. I database sono uno strumento informatico e vengono gestiti attraverso appositi programmi con i quali possiamo vedere, inserire, modificare o eliminare i dati. I database possono contenere migliaia di dati e occupare comunque poco spazio virtuale. Questo è uno dei vantaggi, pensiamo agli immensi archivi cartacei per i quali sono necessari intere stanze per contenerli. Un secondo vantaggio è la ricerca. I database offrono una rapida consultazione dei dati inserendo semplicemente il termine da ricercare in una casella di testo sul terminale. Naturalmente l'operazione risulterà essere molto più rapida che andare a consultare centinaia di archivi cartacei. Soluzioni avanzate permettono poi di eseguire ricerche sofistiche con più termini di ricerca. I dati in un database ci consentono, ecco un terzo vantaggio, di estrapolare importanti informazioni attraverso l'analisi dei dati usando specifici software collegati alla base dati. Ad esempio possiamo migliorare il business di un negozio analizzando una tabella prodotti per vedere quali vendono di più e quali di meno.

Spesso usiamo i database senza accorgercene: la posta elettronica ha al suo interno un database, una rubrica sul cellulare, un programma per la gestione dei clienti, un gestionale di progetti e molti altri. Naturalmente esistono poi strumenti specifici per la gestione dei database. Essi permettono di creare, modificare e consultare database attraverso una interfaccia più o meno semplice.

I database online

I database online sono una categoria che si differenzia per il fatto di essere dei software da usare direttamente sul web e i dati risiedono su sistemi in cloud, spesso non è quindi necessario scaricare ed installare un'applicazione sul proprio computer, basterà un semplice browser ed una connessione ad internet. Uno dei grossi vantaggi è la capacità di centralizzare i dati in un unico punto e condividerli con altre persone.

Database e tabelle

Creazione di un nuovo database

La prima pagina che appare dopo aver creato un account Basebear è quella in cui creare un nuovo database. Cliccando sul pulsante apposito Crea nuovo database, il sistema mostrerà una finestra dove poter inserire il nome e scegliere se crearne uno da zero, copiare da un database modello oppure copiare da un tuo database già esistente, quest’ultima voce comporta la presenza di un altro database già presente nel vostro account.

I database modello sono dei database già configurati e pronti all’uso. Ce ne sono diversi tipi, ecco alcuni esempi: gestione degli interventi, database candidati, gestione progetto, gestione clienti, gestionale agenti di commercio e molti altri. Usare un modello è anche un buon modo per vedere come sono fatti. Se ne usi uno puoi comunque scegliere di modificarlo secondo le tue esigenze.

Il nome e il fuso orario di un database possono essere modificati nella pagina della lista database, cliccando sul pulsante Impostazione. Il fuso orario è ereditato da quello dell’amministratore del database, ma è anche possibile metterne uno diverso.

Eliminare un database comporta la perdita di tutti i dati del database (dati e file allegati), è necessario quindi fare molta attenzione e procedere con cautela prima di eseguire questa azione.

Creare tabelle nel database

Il database può essere definito il contenitore, al suo interno sono presenti le tabelle che contengono i veri e propri dati.

Quando si crea una nuova tabella le uniche informazioni obbligatorie sono il nome e l’icona. Il resto quindi è opzionale. Vediamole nel dettaglio:

I record per pagina indicano quanti record è possibile visualizzare sullo schermo. I pulsanti freccia permettono comunque di spostarsi tra le pagine per visualizzare tutti i dati.

Gli utenti possono esportare i dati permette, agli utenti che hanno accesso alla tabella, di usare la funzionalità di esportazione dei dati.

Gli utenti possono modificare più record contemporaneamente può essere abilitata o disabilitata per quegli utenti che hanno accesso alla tabella. Per poter usare questa proprietà gli utenti deve avere anche il permesso di modifica sulla tabella.

Mostra le informazioni di quando e chi crea e modifica i dati permette di mostrare quando un record è stato creato, chi lo ha creato, quando è stato modificato e da chi. Possono essere mostrate in tabella oppure solo nel dettaglio di un record.

Modello per la stampa personalizzata con questa funzionalità hai la possibilità di modificare il layout di stampa dei dati di un singolo record. Per prima cosa devi creare un documento in formato RTF con Microsoft Word o un altro editor di testo. All’interno del documento puoi scegliere di inserire testo e immagini nella posizione che vuoi. Nel documento devi poi mettere dei segnaposti per i dati dei campi del record scritti con il nome del campo racchiuso tra parentesi quadre, esempio: [nome campo] . Le uniche limitazioni sono che il documento può contenere al massimo 100 paragrafi e 5 tabelle. Il documento RTF una volta creato deve essere caricato nelle impostazioni della tabella. Puoi anche scegliere in quale formato il documento viene creato dal sistema in fase di stampa: PDF o RTF. Per eseguire la stampa devi accedere ai dati, cliccare su un record (riga) e cliccare sul pulsante di stampa.

L’eliminazione di una tabella comporta la perdita di tutti i dati ed eventuali file allegati presenti nella tabella stessa. Attenzione quindi ad eseguire questa operazione. L’eliminazione delle tabelle filtrate non comporta invece la perdita di dati, questo perchè, questo tipo di tabelle, si rifanno ai dati delle normali tabelle.

Aggiungere le colonne ad una tabella

Dopo aver creato una tabella è necessario aggiungere una o più colonne (campi), che corrispondono anche ai campi della tabella stessa. Cliccando sul pulsante "Aggiungi colonna" apparirà una finestra dove poter scegliere quale tipo di colonna aggiungere, ecco una breve descrizione di ognuna:

• Numero progressivo aggiunge automaticamente un numero progressivo ad ogni record creato partendo dal numero 1.
• Testo corto è un campo che mostra nel form una normale casella di testo in cui inserire un testo fino a 250 caratteri.
• Testo lungo come testo corto ma con la possibilità di superare il limite di 250 caratteri. Nel form la casella di testo è più grande, ed è possibile scrivere su più righe.
• Numero accetta solo valori numerici, è possibile definire il numero delle posizioni decimali, vedere il valore in percentuale e se mostrare il separatore delle migliaia.
• SI/No gli unici valori ammessi sono si o no, nel form è mostrata una casella di check.
• Data e ora questo campo è stato pensato per i valori della data e dell’ora. Si può definire il formato in cui il valore viene mostrato a video e se avere il valore dell’ora oppure no.
• Elenco a discesa mostra un tipico elenco a tendina tra cui scegliere i valori. Nelle impostazioni si possono definire i valori manualmente oppure prenderli da una colonna di un’altra tabella. Questo campo è utile per relazionare due tabelle. Se si applica la relazione con una tabella esterna è possibile scegliere se mantenere il valore aggiornato automaticamente, qualore dovesse cambiare il valore di origine. L’opzione “Mostra il collegamento al record di origine” permette di vedere il record di origine cliccando sul valore del campo.
• Scelta singola condivide le stesse proprietà della colonna Elenco a discesa ma nel form di inserimento viene mostrato un elenco di opzioni subito visibili tra cui scegliere, si può selezionare un solo valore.
• Scelta multipla è come la colonna Scelta singola ma in questo caso puoi scegliere più di un opzione.
• URL serve per inserire un link ad una pagina web. Questo campo mostra due caselle di testo in fase di inserimento, uno per il link e l’altro per un eventuale testo alternativo da mostrare a video.
• File/Immagine con questa colonna è possibile allegare ad un record un file o una immagine. Per le immagini è possibile scegliere se mostrare l’anteprima nella visualizzazione tabellare dei dati.
• Email ha la funzione di accettare solo valori di tipo email.
• Valuta simile alla colonna Numero, serve per contenere valori numerico in virgola mobile in base al tipo di valuta scelta.
• Formula è la colonna che serve per eseguire calcoli usando anche i valori i valori di altre colonne dello stesso record. Maggiori informazioni possono essere trovate qui.
• Derivata è una colonna che inserisce il suo valore automaticamente usando il valore di un campo di un’altra tabella. Per essere usata nella tabella deve esserci già una colonna Elenco a discesa che prende i dati da un’altra tabella, questa viene usata dalla colonna derivata come riferimento.

Quasi tutte le colonne condividono le seguenti proprietà:

• Valore iniziale serve per avere un valore iniziale in fase di inserimento di un nuovo record.
• Messaggio di supporto nel form di inserimento e modifica mostra un testo di supporto in corrispondenza del campo.
• Valore obbligatorio impone che sia inserito un valore in fase di inserimento di un nuovo record.
• Valori non duplicabili in fase di inserimento o di modifica di un record controlla che il valore non sia già stato inserito.
• Mostra i totali questa opzione può essere usata solo se la colonna ha valori numerici. Serve per avere alla fine di ogni pagina della tabella di dati, in corrispondenza della colonna, la somma dei valori.

Nella pagina delle tabelle di un database sono presenti delle altre opzioni in corrispondenza di ogni colonna:

• Posizione i valori numerici presenti in questo elenco servono per modificare il posizionamento di una colonna rispetto alle altre.
• A-Z / Z-A indica se ordinare i record della tabella per questa colonna in modo ascendente o discendente.
• Mostra/Nascondi Serve per mostrare o nascondere il valore della colonna nella visualizzazione tabellare dei dati. Quando si accede al dettaglio del record cliccando sulla riga della tabella il valore della colonna sarà comunque visibile. Per nascondere completamente una colonna ad un utente è necessario usare i permessi personalizzati.

Creare tabelle filtrate

Nella pagina della tabella di un database è possibile creare anche le tabelle filtrate. Quando se ne crea una nuova è necessario scegliere una normale tabella come riferimento. Le tabelle filtrate infatti mostrano gli stessi dati della tabella di riferimento ma su questi dati è possibile applicare una o più condizioni di filtro. In questo modo puoi avere una visualizzazione parziale dei dati. Quando si lavora sui dati delle tabelle filtrate: l’inserimento, la modifica e l’eliminazione avvengono anche sui dati della normale tabella di riferimento.

Le tabelle filtrate sono uno strumento potente che potete usare per mostrare agli utenti una visualizzazione parziale dei record.

Puoi scegliere di combinare le condizioni di filtro in tanti modi usando l’operatore “e” o “oppure” e usare delle parole chiave per avere un comportamento dinamico:

• TODAY() Restituisce la data corrente. Da usare solo con le colonne di tipo data e ora.
• TODAY(n) Restituisce la data corrente aumentata di un numero di giorni specificato nelle parentesi. Accetta solo valori numerici interi anche negativi. Da usare solo con le colonne di tipo data e ora.
• TOMORROW() Restituisce la data di domani. Da usare solo con colonne data e ora.
• NOW() Restituisce la data, l'ora e i minuti correnti. Da usare solo con colonne data e ora.
• EMAIL() Restituisce l'email dell'utente connesso. Utile per filtrare e quindi visualizzare i record in base all'utente connesso.
• USERNAME() Restituisce l'email dell'utente connesso. Utile per filtrare e quindi visualizzare i record in base all'utente connesso.

Accedere ai dati

Dopo aver creato un database con le relative tabelle è possibile accedere ai dati in diversi modi. Dalla lista dei database, pagina che appare anche quando effettuati l’accesso a Basebear, puoi cliccare sul nome di un database e verrai ridirezionato sui dati della prima tabella del database. Da quì puoi raggiungere anche le altre tabelle usando la barra di menù che riporta il nome di tutte le tabelle. Un altro modo è quello di cliccare sulla voce di menu "Vai ai dati" presente nelle pagine di modifica del database.

Importazione dei dati da un file Excel

Nella pagina delle tabelle troverai il pulsante Importa da Excel che ti permette di accedere alle funzionalità per importare i dati da un file Excel. Il sistema importa i dati solo del primo foglio di lavoro. I dati devono essere strutturati in forma tabellare con il nome delle colonne nella prima riga. Ci sono 4 diverse opzioni di importazioni:

• Crea una nuova tabella questa prima opzione permette di creare una nuova tabella usando i dati importati da un file Excel. In questo caso bisogna specificare anche il nome della nuova tabella.
• Inserisci i dati in una tabella questa opzione aggiunge i dati a quelli di una tabella già esistente.
• Modifica i dati di una tabella usando l’importazione è possibile modificare i dati già presenti su una tabella online. In questo caso è necessario specificare la colonna da usare come chiave primaria. La colonna chiave primaria serve per identificare in modo univoco i record della tabella e deve essere presente sia sulla tabella online che in quella di importazione. In questo modo il sistema riesce a capire come modificare i record. Spesso viene usato un colonna “Numero progressivo” come colonne chiave.

Nell’importazione è possibile anche usare un file in formato CSV, cioè un file di testo in cui i valori sono delimitati da caratteri come la virgola o il punto e virgola.

Un’altra opzione per importare i dati e quelli di copiarli da un file Excel e incollarli dentro alla casella di testo presente nella pagina.

Si noti che l'importazione non controlla la presenza di valori duplicati nei dati.

Notifiche email

Le notifiche email sono il modo per inviare a determinati destinatari messaggi contenenti tutti o alcuni dei valori di un record quando questo viene inserito, modificato ed eliminato. Alle impostazioni delle notifiche si accede cliccando sul link Notifiche in corrispondenza di una tabella. Oltre al nome è obbligatorio inserire almeno un destinatario e spuntare almeno un evento tra Inserimento, Modifica ed Eliminazione.

Il contenuto della email, oggetto e messaggio, possono essere personalizzati a piacere includendo anche alcune parole chiave qui sotto descritte:

• [TableName] inserisce il nome della tabella.
• [DatabaseName] inserisce il nome del database.
• [UserPerformedAction] inserisce il nome utente che ha eseguito l'azione.
• [RecAction] inserisce il nome dell'azione che è stata eseguita.
• [RecData] inserisce tutti i valori dei campi del record coinvolto in forma tabellare.
• [RecData([nome colonna 1], [nome colonna 2], ...)] inserisce il valori dei campi specificati del record coinvolto in forma tabellare.
• [nome colonna] inserisce il valore della colonna specificata. In caso di più record coinvolti, come modifica ed eliminazione di massa, saranno usati i valori del primo record.

Nelle impostazioni di una notifica è anche possibile aggiungere una condizioni scritta con la sintassi delle formule, che viene usata come discriminante per l’invio della email.

Calendario

I record di una tabella che rappresentano eventi temporali, identificati da una data, possono essere visualizzati sul calendario. Nell’area di modifica di un database, la voce di menu Calendario permette di accedere alla pagina dove poter collegare una o più tabelle al calendario. Una tabella, per essere collegata, deve avere almeno una colonna data e ora e una colonna di tipo testo. La prima serve per identificare come posizionare i record nel calendario a livello temporale, la seconda come etichetta per identificare il record sul calendario. Eventualmente, con una seconda colonna data e ora nella tabella, si può impostare una data di fine di un evento.

Il calendario sarà visibile a tutti gli utenti ma vedranno solo i dati per i quali hanno i permessi.

Gestione degli utenti

Nella pagina condivisione di un database si possono trovare gli strumenti per condividere il database con altre persone. nella parte alta della pagina è possibile scegliere se rendere un database pubblico o privato.

Un database pubblico è accessibile da quelle persone che conoscono la url del database (quella con lo sfondo giallo) e non necessitano di email e password per accedere. Sul database pubblico è possibile scegliere i permessi di accesso delle persone non autenticate (anonime) attraverso un elenco a discesa che appare sulla destra alla opzione pubblico.

Condividere il database online con altre persone è uno dei punti di forza di Basebear e qui lo puoi fare con estrema facilità. Cliccando sul pulsante “Aggiungi utente” puoi invitare le persone del tuo team di lavoro ad accedere al database. Sarà necessario inserire solo l’email, una opzione indica se inviare subito l’email di invito contenente il link e le credenziali. Gli utenti possono ricevere l’invito anche in un secondo momento, basterà selezionarli e cliccare sul pulsante “Manda invito”. Gli utenti possono entrare in Basebear dal link inviato nella email oppure dalla pagina di login di Basebear.

Gestione delle autorizzazioni

In corrispondenza di ogni utente, cliccando sull’elenco a discesa, è possibile impostare le autorizzazioni per consentirgli di vedere tutti i dati del database, modificarli oppure accedere con i permessi personalizzati.

I permessi personalizzati consentono di definire le autorizzazioni a livello di tabelle e colonne. Un utente quindi può avere accesso solo a determinate tabelle e colonne. Nei permessi personalizzati si può anche scegliere se mostrare ad un utente solo i record che ha inserito. Nella pagina Condivisione c’è il pulsante Gruppi, questo serve per impostare i permessi ad un gruppo una sola volta. Gli utenti vengono poi associati ai gruppi, in questo modo la gestione delle autorizzazioni è più rapida e meglio organizzata.

Per associare un gruppo ad un utente bisogna prima creare il gruppo e poi usare l’elenco a discesa sotto ogni utente per collegarlo al gruppo.

Esportazione di database e tabelle

Esportare i dati in Basebear è estremamente semplice. Puoi usare questa funzionalità per eseguire i backup dei tuoi dati quando vuoi.

Nella pagina della lista database si trova il link “Esporta database” che rimanda alla pagina dedicata. In questa pagina è possibile selezionare un database ed esportarlo. Il file di download risulterà essere un file compresso contenente i dati delle tabelle del database in formato CSV, un formato leggibile anche con Excel. In questo tipo di backup non sono inclusi i file allegati ai record delle tabelle, per averli è necessario contattare l’assistenza Basebear.

Un altro modo per esportare i dati è quello di farlo dalla visualizzazione tabellare dei dati usando l’elenco a discesa esporta. Da quì è possibile esportare solo i dati della tabella in cui ci si trova ed è possibile scegliere diversi formati di esportazione: Excel, Excel 97-2003, HTML, CSV e TSV.